社内外での退職挨拶メールへの対応！返信のコツとマナーを押さえた例文

ある時、上司やビジネスパートナーから退職の報告メールが届く場合があります。

その際、どのような返信をすべきか迷うこともあるでしょう。

これまでの関係を考えて、適切に感謝の意を示すことが大切です。

そこで、効果的な退職挨拶メールの返信方法とその例をお伝えします。

退職挨拶メールへの返信のコツ

退職者からの挨拶メールにどのように返信すればいいか、ポイントをご紹介いたします。

メールの返信が必要か否か？

ビジネスシーンにおけるメールのやり取りでは、基本的に返信を行うことがマナーとされています。

ただし、例外も存在し、退職のお別れのメールがそれにあたります。

特に大企業では顔見知りでない人からのメールを受け取ることも珍しくありませんが、これら全てに対して返信をする義務はありません。

返信が望まれるケースには何があるでしょうか。

これらは自分に直接関連しているため、返信を検討するべきです。

では、返信不要と考えられるケースはどんな時でしょうか。

これらのメールはToフィールドに自分のアドレスが記載されていないため、直接的な宛先ではないと解釈されがちです。

しかしながら、企業によってはCcやBccを適切に使い分けていない可能性もあるため、その場合は自身の判断で返信を考える必要があります。

返信の適切なタイミング

メールに対する返信は、原則としてその日の内に行うべきです。

特に社内の方からのメールであれば、送信者の退職後の連絡先が記載されていることもあるため、早急な返信が望ましいです。

一方で、社外の人からのメールについては、退職後には会社のPCが使えなくなる可能性があるため、返信はなおさら迅速にする必要があります。

通常、早めの返信が好ましいとされます。

メールの件名の付け方

退職の挨拶を行う際、相手に届くメールの件名は「退職のご挨拶」が一般的です。

返信する際も、「Re:」を付けて元の件名をそのまま使うことが重要です。

「お疲れ様です」といった異なる件名で返信してしまうと、内容が分からず混乱を招きかねません。

多くの場合、送信者は多数の返信を受け取る時期であり、退職する前の忙しい時に、明確でない件名のメールを把握するのは負担になるでしょう。

返信に含めるべきポイントとは？

返信を行う際に取り入れたい要素には、以下が挙げられます。

社内の場合、必要なポイントを丁寧に自分の言葉で表現していくのが望ましいでしょう。

一方で取引先に対しては、似たような内容に加えて、後任の方と協力して業務を進めていくことを伝えることも適切です。

返信時の注意点：不適切な内容とは？

退職の挨拶メールに対して返信する際には、避けるべき不適切な内容が存在します。具体的には以下の点に注意が必要です。

退職後の展望について気になる気持ちは理解できますが、相手には相手の立場や事情があります。

ビジネスの範囲内でのやり取りを心掛け、余計な詮索を避けるようにしましょう。

退職挨拶メールに返信するときの例文

上司からの退職メールへの返信例文

取引先担当者からの退職挨拶メールへの返信例文

あとがき

退職のあいさつを受け取ったら、早めに心温まる返信を心がけましよう。

退職と聞いて寂しさを感じたり、これまでの感謝を伝えたりする内容が適しています。

また、その人の将来の成功を祈るメッセージを添えると、より良いでしょう。

書く際には、事務的な言葉遣いを避け、素直で自分らしい表現を使うことで、温かみを感じる返信になり、相手にも良い印象を与えます。

無用な詮索は避け、相手が安心して退職できるような内容のメールを送りましょう。