送別会の招待メールを本人に送る方法と文例！異動や定年退職の場合

送別会のお知らせを作成する際、異動や退職される方への通知が難しく感じる方がいるかもしれません。

皆が一緒に集まる送別会のお知らせとは別に、個別に作成する必要があります。

ご本人へ送るお知らせには、どのような内容をまとめれば良いのでしょうか？

送別会の案内メール本人宛の書き方は？

送別会の案内メールは、送る側と送られる側、すなわち本人向けのものの作成の仕方をお伝えします。

この通知のマナーにはいくつかの重要なポイントがあります。

まず、案内メールは可能な限り早く送付することが望ましいです。

ですが対象となる本人がまだ職場に在籍している場合は、メールを送る前に直接口頭で知らせましょう。

社内にいながらメールだけで連絡を完了しようとすると、それは礼を失するかもしれません。

適切な方法としては、まず直接会って送別会の日程が決まったことを告げ、詳細については後ほどメールでお知らせすると伝えると良いでしょう。

送別会の案内メール本人宛の文例

本人へ送る送別会の案内メールの文例をご紹介します。

ご自身の環境に応じてアレンジして使用してみてください。

本人と直接打ち合わせを行った場合

送別会の幹事が退職する本人と直接話し合いを進めている場合は、フォーマルな挨拶を含む案内メールは必要ありません。

直接会話をしている状況で突然形式張った文面を使用すると、不自然な印象を与えかねないため、「この度は」といった表現を避けると良いでしょう。

日時や場所が決定次第、本人に直接口頭で通知し、後にメールで詳細を送付する方法が推奨されます。

この手法では、会の詳細を後から確認する際も便利であり、且つ礼儀正しいアプローチとなります。

本人と直接打ち合わせを行ったときの例文

本人と直接打ち合わせしていない場合

通常は、幹事が直接本人と打ち合わせを行い進めることが一般的ですが、会社によっては上司の指示に従って進める必要がある場合もあります。

その際には、本人のことを詳しく知らない幹事がいるかもしれません。

このような状況では、ややフォーマルな文体での案内メールが適しているでしょう。

異動の場合の文例

異動に際し、栄転のお祝いとして送別会（歓送会）を開くことは一般的です。

簡単な挨拶とお祝いの言葉を添えて、送別会の詳細を記載します。

以下がご案内の一例になります。

定年退職の場合の文例

定年退職の際には、労いや感謝の気持ちを込めた文を送ることが一般的です。

以下は送別会のご案内の一例です。

一般的な退職の際の文例について

異動や定年退職ではなく、一般的な退職のケースにおける文例は以下のように記されます。

あとがき

送別会の案内を本人にメールで送る方法や文例についてご案内いたしました。

異動や退職の際には、本人も引継ぎなどで多忙を極めますので、確認や連絡は速やかに行なうと良いでしょう。

また、メールのような文字のみの連絡は誤解が生じやすいこともありますので、注意が必要です。

連絡手段には制限がありませんので、状況に応じて柔軟に対応することが求められます。