退職時には様々な方へ感謝の気持ちを込めた挨拶メールを送ることが一般的です。
職場の同僚だけでなく、外部の関係者にも適切なメッセージを送る必要がありますが、失礼がないよう心がけることが重要です。
そこで、印象に残る退職の挨拶メールを作成するための要点と実用的なサンプルをお伝えします。
退職に際して、心温まるメッセージで締めくくりましょう。
ここでは、社内向けと社外向けに、それぞれ退職挨拶メールを書く際の要点をご紹介いたします。
社内メールでの退職挨拶メールの注意点
退職の際、社内に向けて挨拶のメールを送信する際には三つのキーポイントがあります。
1. 文面はシンプルに
メールの目的はあくまで退職の報告です。
加えて、過去の感謝の意を表現することが理想的です。
シンプルな文面を心掛けることで、誰にでも分かりやすく伝わります。
2. 退職日に配信する
退職の事実は社内の人々が既に認識しているケースが多いですが、最終の挨拶メールは退職日に行うのが通例です。
ただし、メールを送るタイミングに注意が必要で、業務に支障をきたさないよう、終業時間のおよそ1時間前が適しています。
3. 退職後の連絡先を記載する
退職して直後は引継ぎの関係で確認が必要になることがあります。
そのため、しばらくは連絡が可能な状態にしておくことが望ましいです。
一斉送信しても無礼ではありませんが、複数の送信相手に対して、相互のメールアドレスが公開されないように配慮することが大切です。
送信相手のアドレスはBCCに入れ、自身のアドレスはTOフィールドに入れて送ると良いでしょう。
社外とのメールでの退職挨拶メールのコツ
外部のビジネスパートナーやクライアントへメールを送る際に心がけたい重要ポイントは、以下の2つです。
退職日の詳細をしっかり伝達することが重要
担当者が去る日が不確かだと、取引先は事態の緊急性を認識しなかったり、突然の人材不足により業務に遅れが生じたりする可能性があります。
また、事前に知っていればプロジェクトプランを変更するなどの対策が取れたかもしれません。
退職日を初回の連絡で確実に伝え、その上で業務の優先順位付けに取り組むことが望ましいでしょう。
後任者の情報を明示することも必要
たとえ引き継ぎが行われていたとしても、社外の人間が新しい担当者を知らなければ、不必要な混乱が生じることがあります。
理想的には、後任者を含め顔合わせをしてお互いを確認しておくべきです。
その上で、メールに退職後の新担当者の名前を改めて記すことで、取引先は安心できます。
退職挨拶メールの例文
ここでは、職場の同僚や上司へ退職を伝える際のメールと、社外宛てのメールの参考例をご紹介します。
社内メールでの退職挨拶の文例について
- 件名：退職の御礼 ○○部 お名前
- 本文：
皆さま、いつも大変お世話になっております。
突然のご案内となり恐縮ですが、私事で大変申し訳ありませんが、○月○日付で退職する運びとなりました。
直接お会いしてお礼を申し上げるのが礼儀とは存じますが、多忙の折り恐れ入りますがメールで失礼させていただきます。
在職期間中は、皆さまからの温かいサポートとご指導を賜り心より感謝しております。
未熟者の私が至らない点も多々あったかと存じますが、その都度ご指摘をいただけたことに深く感謝しております。
今後はここで学んだ知識と経験を生かし、新たな道を歩んでいきたいと考えています。
皆さまにおかれましては、今後も益々のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
- 以下、今後のご連絡先でございます。
- メール：xxx_xxx@xx.xx
- 携帯：xxx-xxxx-xxxx
何かとお手数をおかけしますが、今後ともどうぞよろしくお願い致します。
社外宛メールの例文紹介
以下に、社外へメールを送る際の一例を示します。
【件名】
退職のご挨拶 株式会社□□ お名前
【本文】
株式会社○○ 営業部
○○○○様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社□□にてお世話になりました、○○でございます。
この度、私事にて恐縮ですが、○月○日をもちまして、株式会社□□から退職する運びとなりました。
これまでのご支援と温かなご指導に心より感謝申し上げます。
理想では直接お会いして辞意を表明すべきところ、スケジュールの都合上、書面でのご通知とさせていただきますこと、何卒ご容赦くださいませ。
これに伴う業務の引き継ぎは、先日お目にかかった○○に全て託しました。
引き続き、○○への変わらぬご指導とサポートを賜りますようお願い申し上げます。
後ほど改めまして、ご挨拶に参りたいと思いますので、その際は宜しくお願いいたします。
文末となりましたが、貴社の益々のご繁栄と、○○様のご健勝を心よりお祈りしております。
退職後の連絡先については、原則明記する必要はありませんが、作業の引継ぎを受けた後任者へは情報をお伝えしておくべきでしょう。
まとめ
退職時には個別に挨拶をするのが理想ですが、人数が多い場合は現実的ではありません。
そういう時はメールでの挨拶が一般的です。
それでも、特に大切な人やお世話になった人には、メールよりも先に直接顔を合わせて挨拶を交わすべきだと思います。
時には忙しい時期と重なることもあるので、その人のスケジュールをあらかじめ確かめて、配慮することが大切です。
最終的な挨拶は、後悔のないように心を込めて行いたいものですね。
