忘年会の幹事としての役割は、多岐にわたりその責任も重大です。
まず最初に決めるべきは、忘年会の開催日時です。
開催日の決定次第、迅速に日程調整や出席確認を進めなければなりません。
適切な連絡手段として、効果的なメールの送り方も検討することが求められます。
忘年会はいつ開催する？
忘年会はいつ開催するのが良いのでしょうか。
一般的には12月開催が多いですが、特に第2週と第3週の金曜日や土曜日に集中します。
それ以外の週では、以下のように感じる方々がいます。
12月1週目：やや早い
12月初旬の開催は、まだ年末感が湧かないと感じる人も少なくありません。
忘年会終了後にまだ3週間近く仕事が続く場合、年を越す準備期間としては長いとも言えます。
12月4週目：やや遅い
この時期は、年内納めの仕事や、家庭でのお正月準備に追われることが多くなります。
年末年始の休み前にすべきことが目白押しとなり、忙しさが増します。
12月2週目or3週目はどうか？
2週目や3週目で開催する場合は早めに準備を始めることをお勧めします。
では、忘年会の準備は一体いつから始めるのが適切でしょうか。
それはおよそ1ヶ月半前からが好ましいとされています。
開催日として具体的な日にちが決まらない計画段階では、上司の都合によって12月の初旬に設定される可能性も十分に考えられます。
そういった理由から、11月に入ってすぐに最初の打診を始めると良いでしょう。
忘年会の開催日決定までの流れ
- 1ヶ月半前頃に開催日候補決め（社長や上司へ）
- 開催日候補決め（社員アンケート）
- 開催日決定
- 会場（店舗）探し、申し込み
- 会場決定
- 1ヶ月前頃には出欠確認（人数決定）
- 2週間前には会場へ最終人数連絡
最優先で確認するべきは、当日確実に出席してほしい社長や上司です。
それらの重要人物に開催日候補を提示し、了承を得た上で社員全体のアンケートを取り、最終的な開催日を決定します。
日程が決まり次第、速やかに会場を確保しましょう。
この時の出席人数は暫定的なものであり、最終的な人数は出席確認を経てからの通知となります。
開催日の1ヶ月前には、開催日と会場の確定を完了させることが理想です。
忘年会の日程調整の時期とメール文例
忘年会の日程調整は全体の流れでいうと
2.開催日候補決め（社員アンケート）
これにあたります。
人数が多くなればなるほど、個々に都合がありますので意見が別れまとまりにくくなります。
まずは多数決で都合の良いという人が多い日を優先して、都合が悪い人には調整をお願いするのがいいでしょう。
忘年会の日程調整の時期は？
日程調整の時期は1ヶ月半前から1ヶ月前頃になります。
社長や上司の都合を伺い、その結果を聞いたらすぐに動きます。
社員数が多い場合は返信が集まるまでに時間がかかることもありますので注意が必要です。
中には家族と相談する人もいるので、返信期間はあらかじめ余裕を持たせておきます。
- 返信期間は5日間～1週間ぐらいに設定
忘年会の日程調整について
件名に「【要返信】」または「【返信期限〇/〇】」といった具体的な指示を盛り込み、内容が一目で理解できるよう工夫しましょう。
また、件名が不鮮明な場合は、迷惑メールと見誤られる恐れがありますので、受け手が件名だけでメールの趣旨が分かるようにすることが親切です。
件名：忘年会の日程調整の件【要返信 11/23（金）まで】
各位
お疲れさまです。
営業部の〇〇です。
今年も12月に忘年会を開催することになりました。
つきましては、日程調整のため、開催日の候補を下記の通りお知らせいたします。
参加希望の日には〇を、参加不可の日には×を記入の上、返信をお願いいたします。
候補日：
12月7日（金）・・・（ ）
12月14日（金）・・・（ ）12月21日（金）・・・（ ）
※参加〇、不参加×
部署：
お名前：
参加費は、5,000円の予定です。
※お忙しいところ大変お手数ですが、11月23日（金）までにご返信をお願いします。
皆様の回答を元に、日時と会場を決定いたしましたら、再度ご連絡を差し上げます。
よろしくお願いいたします。
返信が揃ったら以下のステップで日時と会場を決めこみましょう。
3.開催日決定
4.会場（店舗）探し、申し込み
5.会場決定
忘年会の出欠確認の時期とメール文例
出欠確認は忘年会に参加する意志表示の一環です。
全体の流れでは、以下のステップに位置づけられます。
6.1ヶ月前頃には出欠確認（人数決定）
「忘年会開催のお知らせ」として、決定された日時や場所を全員にメールで伝え、返信をもとに最終的な出席人数を確定します。
この段階で、以前は暫定的だった参加人数が確定されます。
※実際には、直前になって急に出席できなくなる人が出ることもありますので、出席人数の最終調整は開催日の1週間前ぐらいまでにすると良いでしょう。
忘年会の出欠確認の時期
出欠確認は忘年会の日程と会場が決定した後、開催の1ヶ月前を目安にメールで行います。
日程調整時と同じく、5日から1週間程度の返信期限を設け、開催2週間前には参加人数を確定させます。
返信がない参加者が出ることも想定されるため、最終確認は幹事が個別に連絡するか、各部署で確認を取ることが効果的です。
忘年会の出欠確認のメール文例
出欠確認のメールも日程調整と同じく、件名に返信期限などを記述すると親切です。
件名：忘年会開催のご案内【出欠のご確認 11/30（金）まで】
各位
お疲れさまです。
営業部の〇〇です。
先日よりご案内しておりました忘年会の開催日時と会場が決定しましたのでお知らせいたします。
つきましては忘年会の出席人数を確定する都合上、このメールに必要項目を記入し返信をお願いいたします。
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忘年会開催のお知らせ
- 日時：12月21日（金）19:00～21:00
- 会場：居酒屋〇〇
- 住所：
- 地図：
- ホームページ：
- 参加費：5,000円
- ※会費は後日集金いたします。
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部署：
名前：
- 出席する・・・（ ）
- 出席できない・・・（ ）
- ※カッコ内に〇印を記入して返信ください。
お忙しいところ大変お手数ですが11/30（金）までにご返信ください。
よろしくお願いいたします。
このメールの返信の後、最後のステップとして以下の確認を忘れずにしましょう。
あとがき
今回は個別にメールにて集計する方法をご紹介しましたが、最近は日程調整や出席確認のツールも利用可能です。
その場合はツールのURLをメールへ記入しておくと便利です。
また、皆様が忙しい時期でもあるため、予定通りに事が進まないことも考えられます。
そのため、今回の全体スケジュールはやや早めに計画されています。
今回の例を参考にし、各自の会社のスケジュールに合わせて進めることをお勧めします。
どうぞ良い忘年会をお迎えください。
