忘年会の招待メールの書き方と例文！社内外向けにどう書く？

いよいよ年末が近づき、忘年会の準備を進めている方が多い時期です。

案内メールの作成を急いでいるけれど、どのように記述すれば適切なのか、特に社内外ともに送付する場合に悩んでしまい、進まなくなっている方もいるかもしれません。

このため、忘年会の案内メール作成のための一例として、社内および社外宛ての文例をご紹介いたします。

忘年会の案内メールの書き方

忘年会の案内メールの書き方について、盛り込むべき内容とポイントについて見てみましょう。

忘年会の案内メールに盛り込む内容は？

忘年会の案内メールに盛り込むべき内容は以下の5つになります。

日時

場所

忘年会の案内メールの書き方のポイントは？

忘年会の案内メールの書き方のポイントをみてみましょう。

メールの件名の書き方

件名はメールを開封しなくても一目で忘年会の案内とわかるようにします。

また、迷惑メールと間違われないように開催日や会社名など具体的な名前が入るとわかりやすいでしょう。

出欠の返信を希望する場合は【要返信】や【返信期限〇/〇まで】を件名に含めるようにすると見落としにくくなります。

※社外に送る場合の返信については文中でお願いした方がいいでしょう。

宛名の書き方

宛名の書き方は一般的な社内へのメールと同じです。

※社外に送る場合は先方の会社名から書きます。

会社宛の場合

個人宛の場合

日時・場所・アクセス・会費

一番大事なのが忘年会の詳細部分です。

わかりやすく箇条書きにして簡潔に伝えます。

お店のホームページがあればURLを貼っておきましょう。

※社外の人を招待する場合は会費や集金については記載しないようにしましょう。

出欠確認の書き方

出欠確認は最終人数を確定するために必要ですので、このメールに返信してもらうようにお願いします。

人によっては仕事や家庭の事情もあり即日返信できないこともありますので、返信期限は1週間ぐらい先に設定した方がいいでしょう。

※社外に送る場合は、部署名、名前、出席や欠席を記入できる欄をあらかじめ用意しておくといいでしょう。

署名の書き方

署名も普段使用しているものでも構いませんが、忘年会の幹事であることを明確にしておきます。

問い合わせ先となる内線番号やメールアドレスなどもしっかりと書いておきましょう。

忘年会の案内メールの例文

では、忘年会の案内メールの社内用と社外用の例文をご紹介します。

ご自身の状況に応じてアレンジして使用してください。

忘年会の案内メール　社内用

忘年会の案内メール　社外用

あとがき

忘年会の案内メールの例文について、社内外向けの書き方をご紹介しました。

メールを送るタイミングは、忘年会開催日の1か月前が望ましいでしょう。

日にちが迫っていると、参加者の予定が埋まり、調整が困難になる場合があります。

特に、社外の取引先に招待する際は、早めの準備を心がけ、余裕をもって案内しましょう。