新年会の招待メール！社内外向けの書き方のコツとは？

新年会の準備は大変ですが、適切な案内状を事前に送ることでスムーズに進めることができます。

社内だけでなく、社外のお客様を招待する場合のポイントも含め、効果的なメール案内の書き方をご紹介します。

新年会の案内メール作成の手引き

案内メールはいつ送る？

新年会の日程が1月初旬の場合は、前年の12月中に送付するのが一般的です。

これにより、参加者が年末年始の予定を立てる際に、新年会を考慮に入れやすくなります。

会場の予約状況にもよりますが、特に人気の会場を利用する場合は、早めの予約が必要です。

招待状に必要な内容

新年会の招待状には以下の情報を明記しましょう。

• 件名の具体的な書き方
• 適切な宛名の表記
• 日時、場所、アクセス方法、参加費
• 出席の確認方法
• 署名について

件名の具体的な書き方

件名には「新年会のご案内」と明確に記載し、迷惑メールとの区別がつくようにします。

返信を求める場合は、「【要返信】」や「【返信期限○月○日】」と具体的な期限を設定すると効果的です。

なお、社外に送る際の返信は文中でお願いしましょう。

適切な宛名の表記

社内メールの場合は、部門やチーム名での一括りの呼びかけが一般的です。

社外会社向けの場合

社外に送る場合は先方の企業名から書きましょう。

社外個人宛の場合

具体的な役職と名前を記載します。

日時・場所・アクセス・参加費

イベントの詳細は明確に箇条書きで記載し、地図と会場のウェブサイトのリンクを提供すると良いでしょう。

会場のリンクがあることで、メニューや内装、広さなどを確認してもらうことができます。

出席の確認方法

出席確認は、参加者数を把握するために重要です。

メールによる返信を依頼し、具体的な返信期限を設定しておきます。

一週間くらい余裕を見ておきましょう。

社内例：

社外例：

社外に送る場合、文中で具体的に返信をお願いすることが推奨されます。

その際には部署名、名前、出席や欠席を記入するテンプレートをあらかじめ用意しておきましょう。

署名について

署名は、担当者の名前と連絡先を明記し、新年会の担当者であることを示します。

署名には連絡先として、幹事の名前、内線番号、メールアドレスを記載します。

明確に「幹事」と明記しておくと、問い合わせ時の混乱を避けることができます。

新年会の案内メールの例文は？

ここでは新年会の案内メールの社内用と社外用の例文をご紹介します。

新年会の案内メール　社内用

新年会の案内メール 社外用

あとがき

新年会の案内文の例をご紹介いたしました。

会社の規模に応じて、案内文の内容も様々です。

社内用であれば、あまり煩雑に考える必要はないかもしれません。

しかし、取引先への案内は、それぞれの関係性を踏まえ、慎重に作成することが推奨されます。

素敵な新年会が開催されることを願っています。