送別会と言っても、その理由はさまざまです。異動や転職、定年退職、さらには結婚など、職場を離れる理由によって、案内メールの内容や書き出し方が異なってきます。
では、どのような内容を盛り込むと良いのでしょうか？
今回は、送別会の案内メールを作成する際の基本的な構成や注意点、さらに具体的な文例について詳しくご紹介いたします。
送別会の案内メールの書き方
送別会の案内を職場の全員に送る際、どのような形で書けば良いのでしょうか。
案内メールでは、件名と本文の両方においてポイントがあります。それぞれについて順を追って見ていきましょう。
件名の書き方
送別会の案内メールを送信する際、まず注目すべきは件名です。
件名はメールを開封しなくても、内容が一目でわかるようにすることが大切です。
以下の点に留意して、具体的でわかりやすい件名をつけましょう。
- 送別する方の名前を文頭に記載
- 送別会の日付を明記
- 返信が必要な場合は「要返信」を加える
例として、次のような件名が挙げられます。
- 〇〇課長の送別会のご案内
- 【要返信】送別会のお知らせ
- 【〇月〇日】送別会開催のご連絡
このように書くことで、件名を見ただけでメールの内容が理解でき、通常の業務メールと区別することができます。
また、受信者にとっても親切です。
一方で、社内メールだからといって「お疲れさまです」などの曖昧な表現を件名に使用するのは避けましょう。
これにより、通常のメールと混同されたり、場合によっては迷惑メールと誤認される恐れがあります。
盛り込みたい内容と構成
送別会の案内メールには、以下のような内容を盛り込むと良いでしょう。
- 送別会の趣旨や目的の説明
- 開催日時と場所
- 参加方法や返信期限
特に、書き出しで送別会の趣旨を説明する部分は重要です。
これは、送別される方が異動や退職、または結婚など、どのような理由で職場を離れるのかによって書き方が異なるためです。
具体的な趣旨の説明については、次の文例をご参照ください。
送別会の案内メールの文例
社内の方々への送別会の案内メールを送る際の文例をご紹介します。
異動(転勤など)する場合の文例
件名：企画部 山本部長の送別会のご案内
本文：企画部 各位
皆様、お疲れさまです。
このたび、企画部の山本進部長が〇月〇日付で北海道支店へ異動されることになりました。
つきましては、これまでお世話になった山本部長に感謝の意を表すとともに、新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして送別会を開催いたします。
詳細は下記の通りですので、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
- 日時：〇月〇日（◯曜日）◯時～
- 場所：レストラン「〇〇」
※最寄駅□□駅から徒歩5分です。
詳細は以下のHPをご覧ください。 - http://xxxxxxxxxxx
電話番号：00-0000-0000 - 会費：6,000円
出欠は◯月◯日までに、このメールに返信していただく形でお知らせください。
会費の集金は△月△日に行いますので、ご準備をお願いいたします。
◎出欠確認
- お名前：
- 出席（ ）
- 欠席（ ）
幹事：企画部 佐藤・鈴木
内線：0000
E-mail:*********@******
一般的な退職（転職）の場合の文例
ここでは退職に伴う送別会の案内の書き出し部分の文例を紹介します。
日時・場所・会費などの詳細は異動と同じになりますので省略します。
このたび、経理部の伊藤真美さんが〇月〇日付で退職されることとなりました。
つきましては、伊藤さんへの感謝の意を込め、送別会を開催いたします。
ご多忙のこととは存じますが、ぜひご出席いただきますようお願い申し上げます。
定年退職の場合の文例
定年退職に伴う送別会の案内の書き出し部分の文例を紹介します。
このたび、総務部の渡辺一郎部長が定年を迎え、〇月〇日で退職されます。
長年の功労に感謝し、今後のご健康とご発展を祈り、送別会を下記の通り開催いたします。
どうぞご都合を調整の上、ご参加ください。
結婚退職の場合の文例
結婚による退職に伴う送別会の案内の書き出し部分の文例を紹介します。
このたび、企画部の中村咲子さんがご結婚され、〇月〇日をもって退職されます。
中村さんの新たな門出を祝し、送別会を下記の通り開催いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加いただけますようお願いいたします。
あとがき
送別会の案内メールは、参加人数が多いほど出欠の確認に時間がかかりますので、余裕を持って早めに準備することが重要です。
また、送別される方へのプレゼントについても、会費に含めるか別途集めるかを事前に決定しておくことが望ましいです。
幹事の皆さんには当日の準備もあり、大変かと思いますが、すべてが滞りなく進むことを願っています。
